Konkret: toda la obra en un solo lugar

El contrato que se firma tarde. El presupuesto que solo entiende quien lo hizo, guardado en un Excel. Los gastos de obra que nadie concilia contra lo cotizado. El extra que se ejecutó y nunca se cobró, porque la autorización del cliente quedó en la conversación de alguien más.

Son los mismos problemas en cualquier constructora, despacho o desarrolladora, y ninguno se resuelve con más disciplina. Se resuelven cuando la obra deja de vivir en seis lugares a la vez.

Eso es Konkret: el sistema que en Grupo Galarza construimos puertas adentro para llevar nuestro propio negocio, de la primera conversación de WhatsApp hasta la última foto de obra terminada. Empezó como un generador de contratos y hoy lleva la operación completa. Lo usamos todos los días, y apenas ahora lo estamos abriendo a un número corto de empresas de fuera.

Tu gente no va a aprender un sistema nuevo

No hace falta. La obra sigue corriendo por WhatsApp, que es lo único que todos usan. Lo que cambia es qué pasa después del mensaje.

Un cliente escribe y Alejandra, la asistente que contesta a cualquier hora, atiende primero y deja anotado quién es, qué necesita y en qué quedaron. Tu maestro le toma foto al ticket y el gasto queda capturado, leído y clasificado; corregirlo toma un segundo. Alguien pide material desde el frente y queda una requisición con su folio y su lista.

Nadie en la obra abre nada. El que abre el sistema eres tú, y ya está todo adentro.

Lo que ves el lunes en la mañana

Una sola pantalla, filtrable por proyecto, con lo firmado, lo cotizado que sigue en juego, lo cobrado y los cronogramas en marcha. Y los dos números que casi nadie tiene a tiempo: cuánto lleva costando la obra de verdad y cuánto llevas cobrado contra eso.

Se abre desde el celular como cualquier app, en iPhone y Android, y te avisa cuando entra un cliente nuevo o se registra un gasto.

Del primer mensaje al contrato firmado

Lo que llega por WhatsApp y lo que llega por el formulario del sitio caen en la misma lista, donde se ve si ya se contestó, si sigue en conversación o si se cerró. Nadie copia y pega correos entre dos sistemas.

Cuando toca cotizar, el número no sale de la memoria de quien cotiza: sale de un catálogo de más de 700 conceptos de obra con precios de referencia de Cancún y Quintana Roo, con su mínimo, su máximo y su sugerido. La misma obra se puede presentar en tres niveles —económico, estándar y premium—, que no son tres presupuestos distintos sino el mismo reprecificado contra esas tres columnas: el cliente decide cuánto invertir viendo los tres números, no adivinando.

Y el contrato:

• Cláusulas legales completas y distintas por cada rama —Urbanización, Diseño, Construcción, Mantenimiento, Proyectos Inmobiliarios, y Foto y Video—, cada una con su objeto, su forma de pago, su vigencia y sus penalidades.
• El calendario de pagos no cierra si los porcentajes no suman 100 %. No se vuelve a firmar un contrato al que le falta un pago.
• El monto con letra, el folio del año y el IVA salen solos, redactados como los pide un contrato mexicano. Una cifra mal escrita ya no regresa el documento a revisión el día de la firma.
• Sale en PDF o en Word y se manda por correo desde ahí mismo, y se ve de un vistazo cuál está en borrador, cuál enviado y cuál firmado.

Los recibos funcionan igual, de cliente y de tercero, cada uno con su numeración y colgados del contrato o del presupuesto al que pertenecen.

Lo que pasa en la obra llega solo

El cronograma se programa por día laboral, de lunes a sábado, no por semanas: cada concepto del presupuesto cae en los días en que de verdad se ejecuta. Y como cada concepto trae su precio, el programa no te dice solo qué se hace esa semana — te dice cuánto te va a costar. Los pagos van amarrados a hitos con su condición de liberación, y el anticipo se prorratea solo contra lo que sigue si así se pactó. Para mandárselo al cliente sale a Excel con el Gantt ya formateado, ahí sí agrupado por semana.

Debajo corre el libro de movimientos: gastos, depósitos y pagos del cliente, desglosados por banco y por categoría para que cada peso quede contado una sola vez. La nómina se corre por periodo de pago y por frente, con su recibo por empleado, y entra directo al costo de la obra: la mano de obra deja de ser el número que se estima al final, cuando ya no se puede hacer nada.

Cada foto de avance se analiza sola y devuelve la etapa detectada, el avance estimado, los materiales visibles y las observaciones de lo que se alcanza a ver. Es un apoyo para el supervisor, no lo sustituye — pero sirve para mandarle al cliente un avance con número en lugar de un «vamos bien».

Y cada noche —o cuando se pide, que tarda medio minuto— Konkret junta el alcance del presupuesto, el cronograma planeado y la línea de tiempo de fotos y gastos, y escribe la bitácora del día: entradas clasificadas en avance, gasto, hito o nota, un resumen corto y el documento completo. De pilón redacta la versión publicable de la obra con la misma regla que seguimos siempre —sin nombre de cliente, sin dirección, sin montos y sin proveedores—, lista para el portafolio.

Por qué el Excel se rompe en la obra

Una hoja de cálculo da por hecho que un cliente es un contrato y que un contrato es un presupuesto. En la obra eso no pasa nunca: hay un contrato base y dos extras, la casa y el local avanzan a ritmos distintos, y una cotización nueva no borra lo que ya se gastó.

Por eso Konkret separa el proyecto —el cliente y el sitio— de cada frente que corre dentro de él, y de cada presupuesto que se le hizo a ese frente. Los papeles cuelgan del presupuesto; la obra cuelga del frente. El resultado es que un frente acumula un solo historial real aunque se le hayan hecho cinco cotizaciones distintas.

Qué tan probada está cada parte

No todo tiene el mismo kilometraje, y preferimos decirlo antes de la demostración que después.

Contratos, presupuestos, proyectos, frentes y gastos corren nuestra operación diaria: lo que ves es lo que usamos. El cronograma, la bitácora automática, el análisis de fotos, la nómina y las requisiciones están terminados y funcionan, pero con el kilometraje de una casa, no de un parque industrial. Quien los use desde fuera va a ser de los primeros, y lo va a saber desde el primer día.

Las capturas de esta página son de una obra de demostración: el cliente, los montos y las fechas son inventados. Preferimos eso a enseñar los datos de un cliente real.

Cómo verlo

Konkret nació para resolver un problema nuestro y lleva tiempo corriendo nuestra operación. Apenas lo estamos abriendo hacia fuera, así que no hay lista de precios ni plan mensual: estamos tomando un número corto de empresas como primeras, y con cada una acordamos el alcance por separado. Vamos despacio a propósito.

La forma de conocerlo es media hora de videollamada con quien lo construyó, y sobre tu caso: nos dices qué obra traes ahora mismo —una casa, un local, dos frentes al mismo tiempo— y te enseñamos cómo se vería adentro. Sin diapositivas: el sistema abierto. Y si al final no te sirve, te lo decimos nosotros primero.