Alejandra: la obra entra por WhatsApp

El cliente que escribe a las once de la noche y nadie contesta hasta el lunes. El ticket de material que se queda en la cartera y nunca se registra. El «dile que sí» que tarda dos horas en llegarle al proveedor porque quien tenía que reenviarlo estaba en obra.

Ninguno se arregla con más disciplina. Se arreglan cuando lo que pasa por WhatsApp deja de depender de que alguien esté libre para copiarlo a otro lado.

Eso es Alejandra: la asistente de WhatsApp que en Grupo Galarza atiende a los clientes 24/7 y le hace de secretaria al administrador. No es un chatbot de respuestas fijas — lee la conversación, usa las herramientas que tiene y deja el resultado dentro de Konkret, el sistema con el que llevamos la operación. Corre en producción y contesta desde nuestro número de siempre.

Del lado del cliente

Alejandra contesta a cualquier hora, en español, con mensajes cortos de WhatsApp y no párrafos de correo.

• Orienta con números reales. Cuando alguien pregunta cuánto cuesta un trabajo, Alejandra identifica sola qué conceptos aplican y da un rango total apoyada en el catálogo de más de 700 conceptos de obra con precios de referencia de Cancún y Quintana Roo. Nunca da una cotización final: eso lo hace el equipo tras una visita.
• No confirma citas. Toma la preferencia del cliente —«el martes a las 10»— y responde que el equipo confirma disponibilidad. La agenda la cierra una persona, no ella.
• Detecta y califica el lead solo. De una conversación normal saca quién es, qué necesita y en qué quedaron, y lo registra sin que nadie lo capture a mano.
• Sabe de los manuales, no se los inventa. Tiene cargados los manuales técnicos del despacho y responde con ellos cuando la pregunta lo pide; si no tiene el dato, lo dice y lo pasa al equipo.

Del lado del equipo

Para el administrador, Alejandra es una secretaria a la que se le habla como se le hablaría a una persona, en corto y sin formalismos. Ella redacta, ejecuta y confirma con una línea.

• Pendientes y recordatorios. «Agrega: llamar a Juan», «recuérdame el martes a las 9 revisar el contrato». Los recordatorios entran también al Google Calendar del admin si está conectado, y ella consulta la agenda antes de proponer horarios.
• Mensajes y archivos a clientes. «Dile al cliente que mañana van» → lo redacta formal y lo manda. Un archivo reenviado sale con su mensaje de presentación.
• Gastos desde la foto del ticket. El maestro le toma foto al recibo y Alejandra lee proveedor, monto, fecha y categoría, lo clasifica —gasto, depósito o pago de cliente— y lo liga al frente de obra correcto. Antes de guardar, siempre pregunta a qué obra pertenece: ante la duda, no registra.
• Sesiones en lote. «Voy a mandar avance de Bosques» o «te paso tickets de Jardines» abre una sesión: todas las fotos que sigan se guardan en esa obra sin preguntar por cada una, hasta que el admin diga «listo».
• Documentos por WhatsApp. Manda el PDF de un recibo, un presupuesto o una solicitud de cotización con solo pedir el folio. Y genera el recibo formal —de cliente o de tercero— a partir de un gasto ya registrado, sin abrir la computadora.
• Ficha de obra. «¿Dónde queda Jardines?», «mándame los planos de X», «dame la tarjeta de Alejandro». Alejandra reporta y reenvía lo que el equipo cargó en Konkret — ubicación, contactos, planos, contrato— y nunca inventa un dato que no esté ahí.
• Requisiciones de material. «Necesito 10 bultos de cemento y 200 blocks para Jardines» queda como una requisición con su lista, visible en Konkret.
• Portafolio de la web. Analiza las fotos de avance de una obra, elige las mejores por etapa y publica el proyecto en el portafolio público —sin nombre de cliente, sin dirección, sin montos.
• Bitácora de obra. «¿Cómo va la obra X?» devuelve el reporte cronológico de avance que Konkret arma cruzando alcance, cronograma, fotos y gastos.

Prospección y proveedores

• Busca contactos en Google Maps. «Busca ferreterías en Cancún» devuelve hasta diez negocios con teléfono, dirección y calificación, y los guarda como prospectos en el CRM.
• Cotiza y ofrece por plantilla aprobada. Puede mandar una solicitud de cotización a varios proveedores a la vez, o una oferta comercial a clientes potenciales, siempre ligada —cuando aplica— a la obra correcta.
• Habla con el proveedor y te pasa lo que importa. Durante una cotización, Alejandra sostiene la conversación con el proveedor: contesta la cortesía ella sola y te escala todo lo sustantivo —precios, datos bancarios, logística, decisiones de compra— para que respondas tú. Nunca transfiere dinero: solo reenvía datos y comprobantes.

Cómo se conecta con Konkret

Alejandra y Konkret comparten la misma base de datos. Lo que ella captura por WhatsApp —el lead, el gasto, la foto de avance, la requisición— aparece en Konkret sin que nadie lo copie, y lo que el equipo carga en Konkret —la ficha de obra, los documentos, el presupuesto— es lo que Alejandra consulta para responder. Es un solo sistema con dos entradas: la conversación y la pantalla.

Qué tan probada está cada parte

Lo decimos antes de la demostración, no después.

Alejandra corre en producción y contesta a diario. La atención a clientes, los gastos por foto, las sesiones en lote, los recordatorios y el envío de documentos son lo que usamos. La bitácora automática nocturna está apagada a propósito —se genera bajo demanda—, y la búsqueda en manuales y parte de la prospección tienen el kilometraje de una casa, no de un parque industrial. Quien la use desde fuera va a ser de los primeros, y lo va a saber desde el primer día.

Cómo verla

Igual que Konkret: no hay plan mensual ni lista de precios. La forma de conocerla es media hora de videollamada con quien la construyó, sobre tu caso —qué obra traes, cómo atiendes hoy a tus clientes— y te enseñamos cómo se vería. O escríbele: el número de Alejandra es el mismo que contesta en este sitio.